Archives de catégorie : Gérer sa coop

Questions-Réponses : Annulation des événements pendant la pandémie COVID-19

Dernière mise à jour : 24 avril 2020 11h15 – Annulation de chèque d’un prestataire – Vous n’avez pas l’argent pour rembourser les parents.

Attention : seules les pièces justificatives telles que devis, factures au nom de « Coopérative scolaire OCCE, Ecole xxxx… » pourront être pris en compte dans les dossiers sinistre « Annulation ». Si ce n’est pas le cas, il faut demander à votre prestataire de les refaire à la même date.
Les frais, avances, réglés par des structures/associations autres que la coopérative scolaire OCCE ne sont pas concernés par l’assurance MAE-MAIF-OCCE et doivent donc solliciter leur propre assurance.

Avec ou sans conséquence financière, faites vous un dossier pour chaque sortie/événement annulé ou reporté.

  • Prévenez les intervenants : prestataires, parents, enfants.
  • Gardez toutes les correspondances, les mails, les courriers, les factures etc etc.. dans votre dossier.
  • Les accords passés de vive voix doivent être confirmés par une pièce justificative, un mail, un courrier.

En cas de perte d’argent probable par votre coop : constituer un dossier sinistre avec la copie des pièces, de préférence en un seul document PDF.
Pour remplir votre dossier sinistre, c’est ici https://occe71.fr/assurance-multirisque-maif-mae-occe/

Vous avez réglé tout ou partie d’une facture d’un prestataire

Cette section sera actualisée, l’OCCE 71 va demander des précisions à la Commission Assurance de la Fédération OCCE.

Le prestataire fait un avoir : ne comptabilisez rien, gardez l’avoir dans votre dossier. Si la prestation ne peut être honorée dans les 18 mois, le prestataire devra vous rembourser s’il n’a pas fait faillite d’ici là… Si vous ne pouvez/voulez pas attendre 18 mois… constituez un dossier sinistre assurance.

Le prestataire vous promet de ne pas encaisser votre chèque et de le détruire :  comptabiliser la somme « Annulation chèque n°xxxxx du jj/mm/aa  » en entrée banque, ventilez en Recette exceptionnelle 7700. La pièce comptable est le mail confirmant la destruction du chèque. N’oubliez de pointer l’écriture du chèque et l’écriture d’annulation.

Le prestataire rembourse : comptabiliser la somme « remboursement facture xxxx de yyyy » en entrée banque, ventilez en recette exceptionnelle 7700. La pièce comptable est le mail du prestataire confirmant le remboursement.

Le prestataire fait défaut ou litige probable ou vous souhaitez ne pas reporter l’événement : constituez un dossier sinistre assurance.

Remboursement des parents :

Inscrivez le montant, la date, le nom du parent, la date de l’événement annulé sur le talon du chéquier.
Recopier l’ensemble de ces informations (+ le numéro du chèque)  sur un document sous forme de tableau à conserver dans votre dossier. Ce document sert de justificatif pour votre comptabilité et éventuellement le dossier assurance. Chaque somme devra être comptabilisée en Charge exceptionnelle, compte 6700.

Vous n’avez pas l’argent pour rembourser les parents :

Listez sur un document les parents et les sommes que vous devez.

Informez les parents.

Constituez un dossier assurance Annulation avec le maximum de pièces justificatives. N’oubliez pas de joindre les relevés bancaires et votre compta prouvant la situation.

Tableur de comptabilité 2 banques

l’OCCE 71 vous invite à saisir votre comptabilité directement dans RetKoop et donc à abandonner le Tableur de compta.

Le tableur de comptabilité Excel / LibreOfficeCalc est téléchargeable ci-dessous (Format ZIP à décompacter).

Il vous permettra de tenir à jour la comptabilité de votre coopérative. RENOMMEZ-LE immédiatement au nom de votre coop, par exemple…
« Tableur compta 2018-2018 Primaire Ville »

Pensez à faire des sauvegardes régulières de ce fichier, personne n’est à l’abri d’une panne, d’un crash disque, d’un fichier abîmé, d’une suppression hasardeuse.
Parfaite pour les échanges de fichiers et les sauvegardes, n’utilisez JAMAIS de clé USB pour travailler directement dessus !! Une clé USB n’est pas un support fiable à 100%. Vous risquez de perdre vos données.

Correctifs

01/03/2019 correction des A Nouveaux  feuille 5, correction de libellés
07/06/2018 ajout seconde banque
07/06/2018 La sélection de la ventilation se fait par liste déroulante
07/09/2016 formule feuille 3 ligne 33 compte 6500 (provoquait une erreur ventilation)

AIDE à l’UTILISATION du PROGRAMME COMPTA sur MS Excel / Libre Office Continuer la lecture de Tableur de comptabilité 2 banques

Changement de banque : Précisions

Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions récurrentes que vous posez à l’OCCE 71 au sujet du changement de banque.

L’OCCE 71 a consulté de nombreuses banques pour la gestion de ses 570 comptes. Toutes ont refusé !!! Sauf le Crédit Mutuel Enseignant avec une offre sans frais, avec accès internet et mutualisation des comptes.

1) Le changement de banque pour le Crédit Mutuel est-il obligatoire ?
Oui, l’Assemblée Générale OCCE 71 du 4 avril dernier l’a décidé.

2) Pourquoi ? Continuer la lecture de Changement de banque : Précisions

SACEM – Kermesses en musique, un forfait de droits d’auteur payable avant la séance

Clipart Illustration of a Bunch Of Floating Party Balloons WithLa fin de l’année scolaire approche, à cette occasion, vous envisagez probablement d’organiser un kermesse afin de réunir enseignants, parents et enfants autour d’animations conviviales.

La SACEM nous informe qu’elle renouvelle la formule d’autorisation forfaitaire qui vous permet, dès lors que vous diffusez de la musique en fond sonore, présentez un spectacle interprété par les élèves ou par des groupes de musicien locaux, de bénéficier d’une réduction de 20%, en payant les droits d’auteur avant la manifestation.

En tant que coopérative affiliée à l’OCCE, vous bénéficiez d’une réduction supplémentaire de 12,5% soit 53,47€ TTC (tarif 2015)

Vous pouvez faire votre déclaration en ligne sur le site de la SACEM :

Dans l’identification de votre coop, cochez « Association membre d’une fédération signataire d’un protocole d’accord avec la Sacem » et sélectionnez dans la liste « OCCE – OFFICE CENTRAL DE COOPERATION A L ECOLE« .

Indiquez les dates de début et fin d’affiliation (exemple du 01/09/2015 au 31/08/2016).

Il vous faudra transmettre votre certificat d’affiliation.

Comment la coopérative est-elle assurée ? Quelques éléments pour vous y retrouver

Assurances-Qui-couvre-quoiFête de l’école, sortie, location  d’une salle municipale, vous êtes nombreux à vous poser des questions concernant la couverture assurance des biens et des personnes. Voici un tableau récapitulatif des principales situations auxquelles vous êtes confrontés.

Qui couvre les activités éducatives et autres… ?

Qui couvre les personnes ?

Qui couvre les matériels et biens détenus ?

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Assurance multirisque MAIF-MAE pour l’OCCE

maif-maeLe N° de contrat unique à toutes les écoles affiliées à l’OCCE71 est le 0019457381. Attention, seules les coopératives à jour de leur cotisation peuvent utiliser ce nouveau numéro de contrat.

Attestation d’assurance :  un « certificat d’assurance » certifiant que le contrat d’assurance multirisque, souscrit par l’AD OCCE 71 auprès de la MAE et de la MAIF, bénéficie à la coopérative scolaire de votre école, est téléchargeable dans votre espace RetKoop. Est annexé à ce certificat un tableau du montant maximum des garanties.

Vous trouverez dans cet article 5 documents à télécharger : le point sur qui assure quoi, les garanties du contrat MAIF-MAE, un livret d’assistance pour les déplacements et le formulaire de déclaration de sinistre & son mode d’emploi. Continuer la lecture de Assurance multirisque MAIF-MAE pour l’OCCE

Justificatif de don pour l’administration fiscale

donLes coopératives scolaires affiliées à l’OCCE71 ne peuvent pas directement remplir le justificatif de don  Cerfa n°11580*03.

L’OCCE 71 peut produire et vous retourner ce document, que vous pourrez remettre à votre bienfaiteur, en remplissant la demande téléchargeable ci-dessous.

L’OCCE est une association reconnue d’utilité publique