Dernière mise à jour : 24 avril 2020 11h15 – Annulation de chèque d’un prestataire – Vous n’avez pas l’argent pour rembourser les parents.
Attention : seules les pièces justificatives telles que devis, factures au nom de « Coopérative scolaire OCCE, Ecole xxxx… » pourront être pris en compte dans les dossiers sinistre « Annulation ». Si ce n’est pas le cas, il faut demander à votre prestataire de les refaire à la même date.
Les frais, avances, réglés par des structures/associations autres que la coopérative scolaire OCCE ne sont pas concernés par l’assurance MAE-MAIF-OCCE et doivent donc solliciter leur propre assurance.
Avec ou sans conséquence financière, faites vous un dossier pour chaque sortie/événement annulé ou reporté.
- Prévenez les intervenants : prestataires, parents, enfants.
- Gardez toutes les correspondances, les mails, les courriers, les factures etc etc.. dans votre dossier.
- Les accords passés de vive voix doivent être confirmés par une pièce justificative, un mail, un courrier.
En cas de perte d’argent probable par votre coop : constituer un dossier sinistre avec la copie des pièces, de préférence en un seul document PDF.
Pour remplir votre dossier sinistre, c’est ici https://occe71.fr/assurance-multirisque-maif-mae-occe/
Vous avez réglé tout ou partie d’une facture d’un prestataire
Cette section sera actualisée, l’OCCE 71 va demander des précisions à la Commission Assurance de la Fédération OCCE.
Le prestataire fait un avoir : ne comptabilisez rien, gardez l’avoir dans votre dossier. Si la prestation ne peut être honorée dans les 18 mois, le prestataire devra vous rembourser s’il n’a pas fait faillite d’ici là… Si vous ne pouvez/voulez pas attendre 18 mois… constituez un dossier sinistre assurance.
Le prestataire vous promet de ne pas encaisser votre chèque et de le détruire : comptabiliser la somme « Annulation chèque n°xxxxx du jj/mm/aa » en entrée banque, ventilez en Recette exceptionnelle 7700. La pièce comptable est le mail confirmant la destruction du chèque. N’oubliez de pointer l’écriture du chèque et l’écriture d’annulation.
Le prestataire rembourse : comptabiliser la somme « remboursement facture xxxx de yyyy » en entrée banque, ventilez en recette exceptionnelle 7700. La pièce comptable est le mail du prestataire confirmant le remboursement.
Le prestataire fait défaut ou litige probable ou vous souhaitez ne pas reporter l’événement : constituez un dossier sinistre assurance.
Remboursement des parents :
Inscrivez le montant, la date, le nom du parent, la date de l’événement annulé sur le talon du chéquier.
Recopier l’ensemble de ces informations (+ le numéro du chèque) sur un document sous forme de tableau à conserver dans votre dossier. Ce document sert de justificatif pour votre comptabilité et éventuellement le dossier assurance. Chaque somme devra être comptabilisée en Charge exceptionnelle, compte 6700.
Vous n’avez pas l’argent pour rembourser les parents :
Listez sur un document les parents et les sommes que vous devez.
Informez les parents.
Constituez un dossier assurance Annulation avec le maximum de pièces justificatives. N’oubliez pas de joindre les relevés bancaires et votre compta prouvant la situation.
La fin de l’année scolaire approche, à cette occasion, vous envisagez probablement d’organiser un kermesse afin de réunir enseignants, parents et enfants autour d’animations conviviales.
Les coopératives scolaires affiliées à l’OCCE71 ne peuvent pas directement remplir le justificatif de don Cerfa n°11580*03.